Tervetuloa webinaariin!
Ohjeita Microsoft Teams -kokoukseen liittymiseen
Teams-sovelluksen voi ladata tietokoneelle jo valmiiksi ennen koulutusta tai voit liittyä koulutukseen selaimen kautta (Ks. kohta 2.).
Ensiapujoukkueen webinaarikoulutuksissa koko joukkue voi osallistua samalta laitteelta. Tärkeintä on, että kaikki koulutettavat näkevät ja kuulevat kouluttajan. Apuna voi käyttää esimerkiksi videotykkiä, erillistä näyttöä tai televisiota.
Riittää, että joukkueenjohtaja, joka saa kutsun Teamsin välityksellä pidettävään webinaarikoulutukseen, liittyy Teams-kokoukseen. Huomaathan, että Teams-ympäristössä esiin tulee osallistujan kirjautumisessa ilmoittama nimi, nimimerkki tai sähköpostiosoite osallistujan omista asetuksista riippuen.
Kokemus kokousohjelmistoista on eduksi, mutta myös aloittelija oppii käytön nopeasti. Ellet ole aiemmin käyttänyt Teamsiä, kokoukseen valmistautuminen kannattaa aloittaa n. 10-15 minuuttia ennen kokouksen alkua.
Alla ohjeita ja vinkkejä webinaariin liittymisestä ja Teamsin käytöstä.
1. Osallistumiskutsu ja linkki Teams-kokoukseen
Kouluttaja on lähettänyt sinulle linkin sisältävän kutsun koulutukseen sähköpostitse. Mikäli et ole saanut linkkiä, ole yhteydessä asiakastukeen ensiapujoukkue@punainenristiensiapu.fi.
Viestissä näkyy ”Liity kokoukseen napsauttamalla tästä” -linkki. Klikkaa linkkiä. Verkkoselain avaa uuden välilehden, jossa kysytään Teams-ohjelman lataamisesta.
2. Liittyminen Teams-kokoukseen tietokoneen selaimessa
Teams-kokoukseen voi osallistua käyttämällä uusinta Microsoft Edge tai Google Chrome –selainversiota.
Tietokoneelle asennetussa ohjelmassa on kaikki ominaisuudet käytettävissä, mutta organisaatioiden eri Teamsit voivat estää liittymisen. Jos liityt selaimella, kaikki ominaisuudet eivät välttämättä toimi.
Teamsin voi asentaa ensimmäisen kokouksen yhteydessä. Sen voi ladata klikkaamalla ”Lataa Windows-sovellus ” -painiketta.
Tiedostojen lataaminen tapahtuu konekohtaisesti, mutta Teams asennetaan hyväksymällä tiedoston asentaminen. Ohjelman asentamisen jälkeen kokouksen pitäisi avautua automaattisesti. Mikäli kokous ei avaudu automaattisesti, klikkaa sähköpostissa olevaa linkkiä uudestaan.
Tietokoneelle asentamisen jälkeen liittyminen tapahtuu kokouskutsua klikkaamalla: ohjelma pyytää lupaa avata Teams-ohjelma. Klikkaa ”Avaa linkki” -painiketta. Edge-selain avaa Teamsin automaattisesti.
Luvan antaminen
Teamsin avautuessa ohjelma pyytää antamaan nimen, joka näkyy muille kokouksen osallistujille. Pelkkä joukkueen nimi tai joukkueen edustajan etunimi/nimimerkki riittää. Liity kokoukseen vieraana.
Tässä kohtaa pystyt myös määrittämään haluamasi ääni- ja videoasetukset.
Hyväksy vasempaan yläkulmaan tuleva laatikko mikin ja kameran käytöstä.
Tehtyäsi määritykset siirry kokoukseen painamalla ”Liity nyt” -painiketta.
Koulutuksen järjestäjän asetuksista riippuen siirryt joko suoraan kokoukseen tai odotustilaan, josta kokouksen järjestäjä liittää sinut kokoukseen. Odota rauhassa odotustilassa.
3. Kokous ja Teamsin asetukset
Liityttyäsi mukaan kokoukseen, sinulle avautuu musta ruutu, jossa näkyy paikalla olevat ihmiset.
Mikrofoni kannattaa pitää pois päältä koulutuksen aikana silloin kun ette puhu kouluttajalle, sillä siitä syntyy helposti kaikua. Mikrofoni kannattaa kytkeä päälle vain silloin, kun kouluttaja pyytää tai joukkueellanne on kouluttajalta kysyttävää.
Ääni- ja kuva-asetuksia pystyt säätämään myös kokouksen aikana. Kuvakkeista voit varmistaa, onko mikki ja videokuva päällä/pois päältä. Punaisella luurilla poistut kokouksesta.
Keskusteluominaisuus löytyy oikeasta yläkulmasta. Keskustelupalsta avautuu kuvaketta painamalla. Kirjoita viestisi alhaalta löytyvään tekstikenttään. Viestin saa lähetettyä Enter-näppäimellä.
Puheenvuoroa voi pyytää viittaamalla. Löydät työkalunauhasta käden ikonin jota painamalla ilmoitat kokouksen vetäjälle, että toivot puheenvuoroa. Kun saat puheenvuoron, muista laittaa mikrofoni päälle kuvaketta painamalla.
Vinkkejä ja yleisimmät ongelmat
- Muista säätää koneen äänentoisto tarpeeksi kovalle, jotta tarvittaessa äänesi kuuluu muille osallistujille.
- Ellei ääni kuulu, tarkista, että mikrofoni ja kaiutin on kytketty kunnolla ja ovat toiminnassa.
- Jos olet jostain syystä estänyt tietokonettasi käyttämästä mikrofonia, käy tietokoneen ääniasetuksissa kytkemässä se takaisin käyttöön.